需求文档：小家电外贸行业 ERP 系统
1. 项目概述
1.1 背景与目标
某小家电外贸企业面向海外客户销售电热水壶、空气炸锅、咖啡机等产品。当前销售订单、采购进度、库存、出运单证和应收账款分别由不同岗位维护，跨部门对账依赖人工表格，容易出现交期延误、库存不准和单证遗漏。
本项目目标是建设一套轻量 ERP 系统，将外贸订单从询报价、下单、采购、入库、出运到收款的全流程打通，帮助业务、采购、仓库、单证和财务统一协同。
1.2 范围边界
- 覆盖客户询价、报价、销售订单、采购订单、库存、出运单证、应收与经营报表。
- 第一阶段不建设复杂生产制造模块，供应商生产进度以采购订单节点记录。
- 多币种只处理业务单据币种和汇率记录，不替代专业财务总账。
2. 功能性需求清单
| 编号 | 模块 | 需求描述 | 优先级 |
|---|
| FR-ERP-01 | 客户询价 | 支持登记客户询价产品、目标价、数量、目标交期和贸易条款 | P0 |
| FR-ERP-02 | 报价管理 | 支持按客户、产品、币种、汇率生成报价单并保留历史版本 | P0 |
| FR-ERP-03 | 销售订单 | 支持报价转销售订单，记录客户 PO、交期、收款条款和出运方式 | P0 |
| FR-ERP-04 | 采购管理 | 支持按销售订单生成采购需求和采购订单，跟踪供应商交付节点 | P0 |
| FR-ERP-05 | 库存管理 | 支持采购入库、销售出库、库存预占、可用库存和批次记录 | P0 |
| FR-ERP-06 | 出运单证 | 支持记录订舱、装箱、报关、发票、箱单和提单状态 | P0 |
| FR-ERP-07 | 应收管理 | 支持按订单记录预付款、尾款、信用证或账期收款状态 | P1 |
| FR-ERP-08 | 经营报表 | 支持按客户、国家、产品线统计销售额、毛利和未出运订单 | P1 |
3. 业务流程图
3.1 外贸订单履约流程
3.2 出运单证协同流程
4. 系统蓝图
5. 实体关系图（ERD）
6. 非功能性需求
| 分类 | 需求描述 | 建议指标 |
|---|
| 多币种 | 单据需记录币种、汇率和本位币折算金额 | P0 |
| 权限 | 业务、采购、仓库、单证、财务按岗位控制可见字段和操作权限 | P0 |
| 单据追溯 | 销售订单、采购订单、入库、出运和收款之间需可追溯 | P0 |
| 数据导出 | 报价单、发票、箱单等常用单据需支持导出 | P1 |
| 异常提醒 | 交期临近、库存不足、单证未齐、尾款未收需提醒负责人 | P1 |
7. 待进一步确认事项
| 编号 | 待确认问题 | 影响范围 |
|---|
| TBC-01 | 报价单是否需要固定英文模板和客户 Logo | 单据模板、导出范围 |
| TBC-02 | 是否需要按客户信用额度控制发货 | 财务风控、销售出库 |
| TBC-03 | 仓库是否需要条码扫码入库和出库 | 仓库硬件、移动端功能 |
附件一：咨询问答记录
| 题号 | 题干 | 回答内容 |
|---|
| 1 | 你们当前最主要的业务场景是什么？ | 小家电外贸，客户下单后需要跟采购、库存、出运和收款 |
| 2 | 哪些岗位会使用系统？ | 外贸业务、采购、仓库、单证、财务、老板看报表 |
| 3 | 现在最影响效率的问题是什么？ | 订单和采购进度不同步，库存不准，单证状态靠群消息确认 |
| 4 | 是否涉及多币种和外贸单证？ | 涉及美元、欧元和人民币，需要发票、箱单、提单等单证记录 |
| 5 | 第一阶段是否需要生产管理？ | 暂不需要，只要能跟踪供应商备货和采购入库 |